SAP序列号管理中需要注意的六大要点-白红宇

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众所周知，序列号是特定物料的惟一标识，通过序列号我们便可以轻松的管理产品的去向以及进行追根溯源。也就是说，我们还可以借助于物料的序列号对其进行管理和跟踪。例如，可以使用序列号找到一台计算机。序列号可以提供有关特定物料的附加信息，例如制造日期、保修信息等。从供应商等处接收库存时，可以为按序列号管理的物料创建序列号。当客户采购按序列号管理的物料时，可以为这些物料选择可用的序列号，然后将其分配给客户。我们利用SAP系统标准功能，便能够轻松实现序列号管理，其系统配置也不复杂。但是不少企业却使用不起来。包括不少SAP顾问，都觉得SAP序列号管理比较难做。

从笔者的角度分析，其实这大部分情况是在序列号业务使用中，没有抓住要点。在这里，对序列号业务管理中的要点做一些说明。

　　要点一：序列号管理的时间

　　在序列号这个业务梳理时，笔者认为首要的任务是确认序列号输入的时间。简单的说，就是生产订单或者采购订单开具的时候就要确定序列号，还是在生产入库或者采购入库的时候就确认序列号。

　　在系统中，虽然可以在不同的时间就来确认序列号。但是笔者建议，还是在做入库动作的时候就建立序列号。这主要是因为生产订单或者采购订单的执行存在着一些不确定性。如供应商无法按时交货或者其他原因，可能将采购订单取消掉。此时如果在采购订单时就确认序列号，显然后续处理会增加很多的工作量。为此序列号管理这个业务，在采购入库时设置比较合适。包括生产订单入库也是如此。

　　要点二：序列号管理的范围

　　在企业中，不同的物料其价值不同、管理形态也不同。对序列号业务的需求也不同。最基本的一个原则就是要抓大放小。或者说，企业决策者需要认识到“天下没有白吃的午餐”。需要在“精细化管理”和“工作效率”之间取得一个均衡。实施序列号业务之后，管理是精细化了，但是用户需要花费更多的精力。

　　为此在业务推进过程中，顾问需要跟用户一起，确认序列号管理的范围。然后针对有必要的产品，进行序列号管理。笔者需要提醒的是，最好是上系统之前就确认是否需要进行序列号管里。如果是中途提出的需求，会很麻烦。如果我们序列号的层次设置在采购订单或者生产订单，则需要将所有未清的采购订单或者生产订单都关掉，然后重新打开。如果序列号管理的层次设置在入库级别，则对需要有序列号管理的物料都要进行一次清理。这个工作量是比较大的。为此在项目开始之前，实施顾问最好就跟用户确认清楚，是否有“序列号管里”的需求。有的话，最好提早规划、安排。

　 要点三：序列号的编码规则

　　序列号的编码问题主要包含两方面的情况。分别是序列号编码规则和编码方式。

　　序列号编码规则根据不同的企业、不同的业务往往有不同的需求。不过大部分企业，其序列号的编码规则都跟产品的生产日期或者产品的型号有一定的联系。而不是纯粹的阿拉伯数字。如牛奶等食品行业，其序列号中会包含生产日期。而像电脑等电子产品，其序列号中又会包含产品型号等相关信息。笔者做的项目中，一般都会给序列号一定的含义。

　　其次是序列号生成的方式，即是手工生成还是系统自动生成。在SAP标准业务中，如果序列号没有一定的含义，那么其可以通过系统自动生成。如果要代表一定的含义，则序列号就要手工输入。不过手工输入的工作量太大。笔者在实际项目中，一般都让开发人员在这里做个增强。即让系统自动根据一定的编码生成序列号。如根据产品型号+年月日+序列号的形式，来生成序列号。

　 要点四：通过条码优化序列号管理

　　在序列号的管理中，难点在于“序列号”输入比较麻烦。因为序列号的编码比物料编码要长。而且序列号中一般都包含字母。为此序列号的输入比输物料编码来说，要麻烦。在实际项目中，通常序列号业务都是跟条码结合起来使用。简单的说，就是通过条码来实现序列号输入工作。

　　为此企业在实施序列号业务时，就需要考虑与条码系统的集成。在SAP系统标准业务中，有条形码管理的功能。不过在实际项目中，很多企业都不用标准的功能。因为他们在上SAP系统之前，已经有了一套比较完善的条形码解决方案。所以他们提出的需求往往是要跟现在的条码解决方案进行集成。还好，SAP系统提供了类似的接口。做一些简单的配置和开发，就可以完成这方面的工作。笔者建议，如果企业已经有了条码管理的基础，那么在实现序列号业务的同时，经条形码管理也考虑进去。并且如果已经有了现成的系统，那么也没有必要去换掉。直接与SAP系统做个整合即可。

　　要点五：序列号与先进先出的关系

　　在大部分企业中，实现序列号的同时，都有先进先出的业务需求。简单的说，就是实现序列号业务的目的，有一部分是出于先进先出的业务考虑。这对于系统设置来货，影响不大。主要是要跟实际业务如何对应起来。

　　一方面，先进先出对于成本的计算会有影响。如果能够实现先进先出，成本的计算方式就可以实现先进先出。但是如果实现序列号管理，那么该物料的成本又可以以“个别成本法”来衡量。即同一物料、不同序列号，其成本可以不同。因为此时物料不再是唯一标识产品的编码，序列号才是。所以序列号、先进先出与成本的计算规则有很大的联系。在业务实施之前，对于这些因素要制定一个规则，要统筹规划。

　　二是系统调整的影响。序列号业务的推进、或者先进先出业务的实施，一般都有个时间的要求。特别是序列号中体现时间要求的，最好能够选择在月初实施。如此的话，整个月的数据就都是完整的。

　　要点六：序列号物料与单位的关系

　　一般人比较难理解，为什么序列号管理跟物料单位有关系。在实际项目中，序列号业务对于物料的单位确定有一定的要求。一个基本的原则就是，对于执行了序列号管理的物料，都是要能够容易单独计量的。简单的说，就是必须以件、张、个等为单位的。如果是以包或者箱为单位，则序列号的管理层级，是以包或者箱为单位的。就像牛奶等饮料，其序列号是以盒为单位的。

　　如果物料的基本单位以KG等可以分割的为单位，那么就不适合做序列号管理。在SAP系统中，笔者也建议定义类似的检查机制。以免后续作业时，出现不必要的麻烦。